Réunions post-it

C'est un exercise que vous verrez faire lors de la planification d'un projet de logiciel.

Si vous avez un très gros projet qui prendra plusieurs années, vous pouvez vous concentrer uniquement sur la planification de l'analyse et de la conception à haut niveau puis ensuite avoir une autre session de planification pour planifier la conception détaillée, le développement, les tests et le déploiement.

Les sessions de planification qui utilisent l'exercise des post-it se déroulent de la manière suivante:

• toute l'équipe projet se réunit dans une salle de réunion (le face à face est bien mieux pour ce type de réunion)
• une personne de l'équipe de gestion du projet a MS Project ouvert sur son ordinateur, prêt à saisir les informations
• une autre personne de l'équipe est debout face à une longue bande de papier accroché au mur avec un paquet de post-it et un stylo dans les mains
• les autres personnes dans la salle sont: le sponsor, le chef de projet, l'analyste d'affaires, l'architecte, le développeur, le testeur...
• chacun énonce les tâches qu'ils ont besoin de faire et la personne désignée écrit chacune d'elle sur un post-it. Ils doivent également lui dire combien de temps cela leur prendra puis il colle le post-it sur le mur. Pour le moment, on ne se préoccupe pas de l'ordre, il faut simplement s'appliquer à lister toutes les tâches. Par exemple, si l'analyste a besoin de 3 sessions de recueil d'exigences, il doit y avoir un post-it pour chacune d'entre elles avec la durée estimée. Il peut également y avoir un post-it pour la planification de ces sessions ainsi le temps pour préparer les réunions est pris en compte dans le planning.
• normalement, à la fin du premier jour, vous avez listé toutes les tâches et leurs durées 
• ensuite, vous placez les tâches dans l'ordre chronologique
• puis vous dessinez des flèches pour montrer les tâches qui précèdent et suivent chacune d'elles. Par exemple, je voudrais planifier la session de recueil d'exigences avant de les mener, du coup la tâche "planifier les sessions d'exigences" précèdera la tâche "première réunion de recueil d'exigences".
• après avoir fait tout cela, la personne avec l'ordinateur recréé l'ensemble sous MS Project
• ensuite, il vous annonce que tout doit être revue parce que le planning ainsi construit dépasse de 3 mois les estimations faites pour la réalisation du projet
• du coup, vous devez revoir chaque post-it un par un et on demande à la personne responsable de chaque tâche si elle a vraiment besoin de tout ce temps. Puis on lui demande de réduire cette estimation.

Ce peut être un exercice très frustrant parce que vous vous dites "pourquoi m'a-t-on demandé hier combien de temps il m'était nécessaire pour accomplir une tâche si aujourd'hui on me dit que je n'aurais pas ce temps pour le faire?" J'ai ce genre de pensées moi-même. Cependant, je peux dire qu'il est vrai que l'on se donne une marge de confort dans les estimations que nous faisons. Et je peux dire que j'ai rarement dépassé la date fixée pour effectuée une tâche même si j'ai dû la réduire, par conséquent j'ai appris à gérer celles-ci afin de rester dans les délais imposés par le planning.

Bien que je sois très fatigué après ces deux jours, cela permet de réunir l'ensemble de l'équipe projet, aux gens de s'approprier ces tâches, et aide l'équipe à voir tout ce qui implique le succès du projet. Cela permet également à chacun de comprendre comment leurs tâches affectent les tâches et les délais des autres membres du projet.

source originale: The analyst coach